2017/04/1054 Shares

母の日に向けてたくさんやることあっても大丈夫~優先順位とスケジュール管理で解決~

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段取り9割

母の日まであと1か月。
今年は5月14日なのでいちばん母の日までの期間が長い年です。

今年はちょっとマーケティングを強化したので、ありがたいことに母の日の注文がすでに前年と同じくらい入っています。

まだ1か月もあるのにこれからもっと増えると思うとどうしよう~!ってあわてそうですが、いえ、大丈夫。できます。

なんでそんなに自信たっぷりに言えるかというと、方法を知っているからです。

それは、「段取り9割」。

段取りさえうまくいけば、どんなに数が増えたとしてもしっかりと対応ができます。

これは、今までの経験から自信を持って言えることで、実際、段取りがうまくできなかったときはしっちゃかめっちゃかになって、結果売り上げが伸びても利益が出なかったということがありましたから。

キモは優先順位

数知れない失敗を経てたどりついたのは、優先順位の必要性です。

具体的にどうするかというと、段取りを組む前の準備段階として、まず準備すべきことを箇条書きにします。

大きなことから小さなことまでとにかく書き出します。

書き出したものを「仕入れ」「資材」「配送」「作成」「梱包」など、実際に手がける事柄にグループ分けに。

グループ分けしたものをそれぞれどのような準備が必要なのかを記入していきます。

たとえば「仕入れ」なら、いつどのくらい仕入れをするかをカレンダーなどに記入します。短期の仕入れ計画です。

また、「資材」なら、オアシスカットをサイズ別にいくつ作ってセットするか、オアシスだけでなくたとえばセットするかごをいつ、いくつ発注するか、など。

伝票類や梱包に必要な箱、ガムテープ、セロハン、などなど細かく必要なものについてそれぞれ数だしをします。

「配送」なら、指定の期日に配送するための作成、梱包スケジュールを立てる。

「作成」も同じように、指定の日に配送するためにはいつ、いくつ、何時間で作れるようにスケジュールを立てることができるか。

「梱包」も指定の期日に配送するためにかかる時間を計算してスケジュールを立てます。

グルーピングしたそれぞれの項目を細かく数だししたら、すべてをカレンダーに書き込みます。

めんどくさいかもしれませんが、この一覧をつくっておくと仕事に対するプレッシャーがはるかに軽くなります。ぜひやってください。

この一覧をつくることによって、毎日すべきことの優先順位が具体的になるので直前になって用意していなかったとか、足りなかったなどということがなくなるのです。

母の日前の1週間は作成と梱包のみ

母の日から逆算して1週間くらい前までには、前述の具体的な準備がすべてできているのがベスト。

今ならまだ1か月あるので十分間に合いますね。

あ、店売りメインのお店だって同じです。

パルテールでは100%配送ですので、それに基づいた準備内容を書いていますが、店売りメインの場合だって同じことです。

大体1週間前までにはすべての準備を終えて、受注したアレンジや花束の作成、店頭で販売する商品の作成に集中です。

接客をしながらになるのでなかなか進まないと思うかもしれませんが、それでもスケジュールを立てて優先順位を決めて準備しておいたほうがいいに越したことはありません。

背骨がしっかりしていれば、途中でイレギュラーなことがあっても立て直すことができますし、応用もききます。

いちばんやってはいけないことは、何も準備をせず目の前にあることに振り回されて、ただやみくもにせわしない気持ちでつくることです。

そうなると間違いなくミスが生じてクレームが来て時間とお金にロスが生まれます。

書いてて怖い。

無理しちゃダメ

とはいっても、準備と段取りができていれば絶対に大丈夫なのかというとそうではありません。

当然自分のキャパシティをわきまえることが先決です。

今まで1日一人で20件しかマックス配送していないのに、母の日に注文が来るからといって一人で100件の配送はまず無理。現実的ではありません。

準備と段取りとスケジュールを根拠として、自分はひとりで一日最大いくつ配送できるだろうか、1週間続くとしたら毎日いくつずつ配送すればいいのか、それ、本当に可能な数なのかどうか。などなど。

現実的にしっかりとした数を出すことはとても大事です。

自分がしっかりと数をつかめていれば、これ以上は受けられないとお断りすることも迷いなくできます。

もちろん、せっかく申し込んでくれた方をお断りすることは非常に心苦しいのですが、かといって受けてしまうと自分のキャパを超えてしまって質が落ちることがわかるので、ここはやはり締め切ることが重要になってくるのです。

準備や段取りなどの根拠なく、目の前のことをこなすだけにしているとまだ大丈夫まだ平気と、ついつい受けてしまって、配送計画もないから出荷が遅れたり梱包をミスったり。。

あ、やっぱり書いてて怖い。

とにかく今年の母の日、5月14日までの長丁場、花業界の一番の華やぐイベント、ミスなくロスなく、顧客満足度を最高に盛り上げて、最大限売り上げてしっかりと利益を出していきましょう~~~^^